ホームページのクオリティが激変! Webサイト制作企業を検討する前にしておくべき準備とは?

もっと自社のWebサイトからの売り上げを上げたい、自分が運営しているWebサイトへの訪問数を上げたい、そんなWeb集客力の向上を目的にWebサイトのリニューアル、開設を検討されている方も多いと思います。

Webでの集客力を向上する為には、Webサイト自体に着手する前に、マーケットの分析や競合分析、自社の強みの分析などを踏まえた上で綿密に戦略を構築することが重要です。

その戦略を自社の中で検討するのか、戦略を立てることが得意なWeb制作企業に委託するのか、何れにせよ最終的にはWeb制作企業に作業を依頼する必要があるかと思います。

今回は、Webサイト制作企業に依頼をする前に検討しておくことで、Webサイトのクオリティが格段に上がる『準備方法』をご紹介します。

目次

  • Webサイト制作企業に話をする前にしておくべき準備とは?
  • ホームページのクオリティが激変するRFP(提案依頼書)とは?
  • RFPや事前準備は最も費用対効果の高い施策
  • 事前準備で、社内の意思統一を図ろう
  • Webサイト制作企業検討の前にしておくべき準備、まとめ

 

Webサイト制作企業に話をする前にしておくべき準備とは?

委託するWeb制作企業を調べるまえに、まずは自社がどんなホームページを作りたいのか、どんな成果を得たいのかを簡単にまとめてみましょう。

以下の項で、最低でも事前にまとめておきたい項目を列挙しています。

この部分の分析や定義が甘いと、いくら優秀なWeb制作企業に委託しても成果が出ない、失敗に終わることも少なくありません。

自社での定義が難しいと感じている場合は、この定義の部分からサポートすることを得意とするWeb制作企業を探すべきかと思います。

 

ホームページの開設・リニューアル時にまとめておきたい情報

事前にまとめておくことをオススメする情報を下記します。

  • ホームページを開設・リニューアルする目的は何か?
  • ホームページを通して、訪問者にはどんなアクションを起こしてもらいたいのか?
  • ホームページの訪問者やターゲットはどんな人か?(どんな人にホームページを見てもらいたいのか?)
  • ホームページでアピールしたい、自社の商品・サービスの特徴は何か?
  • 競合他社として定義している会社はどこか?
  • 競合他社のホームページをチェックして、良いと思ったサイトはどれか?
  • 現在のホームページの欠点や改善したい部分は何か?
  • ホームページに欲しい機能は何か?
  • 公開予定日や簡単なスケジュールは決定しているか?

以上のような内容を簡単にWordやメモ帳にまとめ、事前に共有するだけでも仕上がりは全然違ってきます。Web制作企業は、こちらの情報を元に次の打ち合わせの際には、様々な提案を行ってくれるでしょう。

また、私の方では、クライアントの要望に応じて競合分析や自社の強みの分析、それに基づいたバリュープロポジション(自社にしかないポジショニング戦略)の策定を行いWeb制作を行うサービスを提供しています。

 

ホームページのクオリティが激変するRFP(提案依頼書)とは?

このようなホームページの開設・リニューアルの目的や要件をまとめた資料を、RFP(Request For Proposal、提案依頼書)と呼びます。

『なんでお金を払う発注者側がわざわざ資料を作らなければいけないのか?』と疑問に思う方もいるかと思いますが、このひと手間をおこなうか否かで、同じWeb制作企業に依頼したとしても提案の質が激変します。

【RFP(提案依頼書)制作のメリット】

  • 要件や要望の伝え忘れを防止できる
  • あらかじめWeb制作企業にRFPを共有しておくことで、商談の時間を削減できる
  • クライアント側と制作側の理解の齟齬を防げて、意思統一がしやすくなる
  • 複数のWeb制作企業をコンペ・相見積もりする場合、各商談に割く労力が省ける
  • Web制作企業側の営業⇒Webディレクター・デザイナーなどの情報伝達の漏れを抑制できる(営業担当者のスキルのバラつきで、ホームページの完成度が左右されづらくなる)

これらのメリットの他にも、Web制作会社に自分たちの会社が『危なくない会社だ』と知ってもらえるというメリットもあります。

この後記述していきますが、Web制作の工程では、途中で大幅なデザインや仕様の変更が入ることが多々あります。その殆どが、クライアントの社内調整が原因だったりします。

それらの変更を契約金額や納期の変更無しでお願いする企業は少なくありません。そんな経験をしたWeb制作会社は、こういった企業を『危ない会社』と判断し、契約をガチガチに縛ったり、最悪のケースでは検討の段階でお断りするケースも出てきます。

そういった『危ない会社』ではないと認識してもらうためにもRFPを用意し、事前にきちんと検討している会社だと思われると、Web制作企業から前向きな提案が出てきやすくなり、最終的にクオリティの高いサイトに仕上がりやすくなります。

この記事の一番下に、私が普段活用しているRFPのフォーマットをダウンロード出来る様にしているので、必要な方はダウンロードしてみてください。

 

RFPや事前準備は最も費用対効果の高い施策

実際に大企業のホームページ担当者は、綿密に発注要件を練り上げてRFPを制作してから制作会社に依頼することが多いです。クライアント側の発注精度がホームページの完成度を大きく左右する要素であることを過去の経験から理解しているからだと思います。

ただし、このようような対応が出来るのは、ホームページに専属の担当者を置けるような資本力のある会社だからとも言えるでしょう。

中小企業は大手企業と比較して、ホームページの開設やリニューアルに大きな予算やリソースを割けないことが多いと思います。

そのため、このようなお金をかけなくてもホームページのクオリティをアップできる部分、つまり事前準備やRFPの策定などについては、積極的に取り組む様にしたいものです。

言い換えれば、自社の分析、お客様の分析、競合分析を緻密におこない、それをWeb制作企業にきちんと伝えることが、最も費用対効果が高い施策の一つと言う事が出来るでしょう。

 

事前準備で、社内の意思統一を図ろう

RFP(提案依頼書)を作るもう一つのメリットは、制作する過程で社内関係者の意思統一を図ることが出来る点にあります。

よく企業のホームページ担当者にお話を伺うと、ホームページ制作やリニューアル自体よりもこの社内調整を図ることが最も大変だとおっしゃる方が少なくありません。

その原因の一つが、プロジェクトスタート時はあまり深く考えていなかった人が、形ができて目に見える形になってきてから、色々な意見を主張し始めることが挙げられます。

Web制作企業の選定も決定し、デザインも完成した。あとはホームページを公開して運営していくだけ。

このような段階で、会社の上層部や他部署から大規模な変更依頼が来たらどうなるでしょうか?

建築業でたとえれば、すでに工事が8割方完了して、基礎や柱・外壁などの施工も終えた段階で、「やっぱり部屋をもうひとつ追加してほしい」「洋風の家が良いって伝えていたけど、和風住宅に作り直してもらえないか?」とのリクエストを受けるようなものです。

当然、ホームページに対して膨大な修正作業が発生して、高額な追加料金を支払うことになってしまいます。

あるいは、「営業部の意見でデザインを修正したら、常務がそれに反対して再度修正。でも、社長がさらに反論を唱えて…」と、社内で百家争鳴になってしまい、いつまで経っても修正作業が終わらないというケースもあります。

このような「船頭多くして船山に登る」のことわざを地で行くシチュエーションになると、ホームページのクオリティとは関係ないところでコストと時間が湯水のごとく浪費されてしまいます。

 

Web制作企業の選定前に、他部署へのヒアリングや社内の意思統一は済ませておこう

これらの失敗例のような事態になることを防ぎ、無駄な追加料金の発生を抑えるためにも、社内での意思統一を最低限完了させてから、Web制作企業の選定と見積依頼をしたいものです。

ホームページの開設・リニューアルでは、「どのWeb制作企業を選ぶか?」「どれだけの予算を確保するか?」以前に、このような『社内調整力』が成否を分けるカギになります。

たとえ大企業であっても、社内のガバナンスが取れなかったばかりに、当初の目的が全く反映されていないホームページが出来上がってしまい、開設後もWeb集客数が伸びないといった失敗が後を絶ちません。

せっかくの予算を無駄にしないためにも、社内でのヒアリング・意見のすり合わせをある程度完了させてから、Web制作企業に見積依頼をすることをオススメします。

 

Webサイト制作企業検討の前にしておくべき準備、まとめ

簡単にですが、Webサイト制作企業へ依頼をする前にしておくべき準備を解説しました。

ポイントは、

  • ホームページ開設・リニューアルの目的やターゲット像、競合他社の情報など、Web制作企業が戦略を検討できる情報を事前にまとめてあげる。
  • 情報をまとめるためRFP(提案依頼書)というフレームワークを活用すると便利
  • RFPを作成する過程で社内の意思統一を図ることで、その後の障害を減らすことができ、本来の目的を達成できるWebサイトに仕上げることができる

以上のあたりかと思います。

これらを事前に準備できると、格段にクオリティの高いホームページを構築できる確率が上がると思います。

これらの事前準備を社内で行うことが難しいと思われる方は、私の方でこの辺りの事前準備からサポートしつつWebサイトの制作を行うことをサービスとして提供しておりますので、是非お気軽にお問い合わせください。

 

Endorphins RFPフォーマット

私が活用しているRFPのフォーマットをダウンロード出来ます。Excel形式です。


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元大手総合商社勤務。日本から世界に通用する様なサービスを生み出さなければならないと思い独立。 現在はフリーランスとしてWebサイト制作・運用、Webサービスの開発、新規事業のコンサルティングサービスなどを行なっている。