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ホラクラシーに適した経費プロセスの検討

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皆さんこんにちは。エンドルフィンズ「お金の番頭」ロールのイトマンです。

お金の番頭は「Purpose:パートナーのクリエイティビティを担保するような、お金に関する制度設計をすること」・「Accountabilities:経費に関する制度の設計運用をすること」を持っており、経費に関する最適な仕組みは何かを模索・検討しています。

会社規模などによって今後も変わっていくかもしれませんが、執筆時点(2021年9月)でどのような仕組みを採用しており、どのような状態を目指しているのかまとめていきたいと思います。

目次

一般的な企業での経費プロセス

自分はエンドルフィンズ以外では過去に1社だけサラリーマン経験があります。
そこでの経費プロセスが一般的なのかは定かではないですが、大きく外れていないと思いますので、比較のためにも例としてあげて一般的な経費プロセスと仮定して考えていきたいと思います。

【例】
◯経費が一定金額以下の場合
・課内もしくは部内での許可だけで購入が可能
※書類(見積もりなど)確認もしくは口頭での金額確認で、稟議書の作成は不要

◯経費が一定金額以上の場合
・社内決裁が必須となり、見積書(複数社)・稟議書などが必須

◯一部の経費(出張時の移動費など)
・就業規則など各種規定で事細かに設定されており、そのルールに基づいて支払われる

細部は異なるかもしれませんが、おおよその会社でこういった形式になっているのではないでしょうか。
ごく一部を除いて、基本的には自分で判断を行うのではなく、上長に確認を取った上か事前にルール化をし終えている範囲での経費利用が常だと思います。

こういった仕組みになっているのは、次のような背景があるからではないかと考えています。
①高額経費は経営判断とニアリーイコールで、1社員だけで判断すべきではないという考え
②過去に不正を行なった人がおり、従業員のモラルを信じることができない
③何度も発生する経費はルール化しておくことで効率化となる

効率化すること自体はいいことだと感じますが、事細かくルール設定することでそのルール確認に時間が取られてしまい、効率とは?という状態になってしまうこともよくあると思います。

エンドルフィンズでの経費プロセス

まず前提として、エンドルフィンズは組織・チームという考え方が従来の一般的な企業とは異なっており、個人にフォーカスすることがベースにあります。
この考え方については、代表の田上が執筆している記事をぜひ読んでみてください。

なぜ、エンドルフィンズでは「ホラクラシー」以外の施策を用意しているのか??

真のチームワークとは?チームの否定から始まる個人へのフォーカスが鍵!

上記の前提をベースにすると、理想とする環境は次に集約されます。

(優秀な)個人が必要なことを自分で判断し、すすんで実行することを阻害されない環境

これは経費プロセスに関しても同様です。
そのためエンドルフィンズでは次のルールの元で経費プロセスを運用しています。
※執筆時点(2021年9月)のルールのため、変更となっている場合があります。
※この制度はNetflixを参考にして設計しております。興味がある方は書籍「No rules」をお読みください。

  1. 各自が「会社の利益を最優先に行動する」こと
    短期だけでなく、長期的な利益のための投資(スキル獲得)も含む

  2. 誰に対しても説明できるものであれば、誰の許可も得ず購入して問題ない
    これは購入時に都度、説明を求めるものではない
    何かしらで説明を求められた際に答える義務は生じる

  3. 私的利用をするなど、客観的説明ができない場合には処分を検討する

このルールとホラクラシーのロールの領域を侵すことがない限りは、個人の判断で自由に行動することが可能です。もちろん、稟議決裁など必要ありません。

これを実現するには会社の現状を知っておく必要もあるため「情報の透明性(情報の開示)」が必須となりますが、元々ホラクラシーにて情報の透明性が担保されているため、制度の導入に特に支障はありませんでした。
ハードルがあるとすれば制度としてというよりも、個人に対してのハードルをどう取っ払うのかの方が重要だと感じます。
上で紹介した代表の記事にもありますが、従来の日本社会で経験してきたことはこれらの施策で実現したい方向性と真逆のため、個人がいかにフォーカスして力を発揮できる環境を当たり前と感じて実行に移せるかが大切だと実感しています。

また、一般的な会社の仕組みの背景と考えた要素に対しては次のように考えています。

①高額経費は経営判断とニアリーイコールで、1社員だけで判断すべきではないという考え
⇨ロールにアサインされている人がしっかりと判断してくれれば全く問題ない。
もちろん、判断する上で助言などを求めることは必要だが、あくまで判断すべきは1社員である。

②過去に不正を行なった人がおり、従業員のモラルを信じることができない
⇨不正が生じるマイナスよりも、各自の自由度を減らすマイナスの方が大きいと考える。
不正に対しては適度なルールだけを設定し、不正が発覚した場合には判断を下すのみである。

③何度も発生する経費はルール化しておくことで効率化となる
⇨各自が会社にとっての最適解を選択することがある意味ルール化(効率化)につながる。

参考

現状の細かい運用について参考程度に書いておきます。

◯備品の購入や各種システム(経理ソフトなど含む)の導入など
法人クレジットカードの情報を社員全員で共有をしており、必要になった時に好きに使える環境となっております。
社員の人数が少なく、外でクレジットカード自体を直接利用する場面が少ないため、法人クレジットカード自体は1枚だけの発行となっています。
今後、社員の数や使用用途の変更が生じる際には、都度、最適なシステムが無いか調査をしていく予定です。

◯個人で立替を行う必要がある場合(法人クレジットカードがどうしても利用できない状況)
経費処理の煩雑さを減らすためできるだけ立替はせずに法人カード支払いを中心に動いていますが、やはり立替を0にすることはできません。
そのため、会計ソフトと連動できる経費請求システムを導入した上で、給与と一緒に支払う形で対応をしております(すごく一般的な対応ですね)。
利用しているシステムの都合上、購入(利用)後ではありますが、申請・許可の流れが必要となっており、少しもやっとしています。

まとめ

エンドルフィンズでは個人にフォーカスすることが重要だと考えており、今回紹介した経費プロセスを導入しました。
まだ運用を初めたばかりのため、これからどんどんブラッシュアップをしていく必要はありますが、現状として組織の目的にあったベースが作れているのではないかと考えています。

ホラクラシー組織を考えている会社が全て個人にフォーカスをしているのかは不明ですが、フラットな組織を目指しているのであれば、方向性としては有用な施策の1つになりうるのではないかと思いますので、参考になれば幸いです。

今後も大きく方向性が変わった際などには情報をアップデートし、方向性を変えた理由なども含めて記事にしていきたいと思います。

 

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